神奇組織魔方,打造真正的學校智能中樞
2020-09-02 10:02:54 來源:壹點網

組織是一種神秘而又有規律的存在,在管理專家眼中,學校組織更加魔幻,竟然可以像樂高積木一樣創造出千萬種組織形態、組織模式,釋放出巨大能量。近日,學校管理專家黃志如博士做客智慧大講堂,為大家解析學校組織的規律,以及如何讓學校管理更加高效,讓每一個人、每一件事在運作中更加流暢和諧。

一、育聯網獨創的組織魔方系統

學校與其它組織不同,行政管理人員往往同時是一線老師,一人擔任多種職位和角色,幾十個班級同時上不同的課程,多種紛繁復雜的身份,各種時空交疊在一起。在這種情況下,如何進行智能判斷、自動分析,同時還能提供最便捷的操作,給所有學校智慧管理系統都提出了很多難題。

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黃志如博士說:“解決這些難題需要建立規則、決策流程和標準,并讓它們形成合力,讓每一個人在組織中扮演好自己的組織角色、流程角色、崗位角色。只有這樣,才能夠讓每一個人像碳元素一樣,按照金剛石的結構進行組合,形成熠熠生輝的鉆石。”

一個好的組織是讓每一個人的潛力得到最大的發揮,按照最優的路徑和最好的結構組合在一起,形成一股無堅不摧的力量,讓所有的工作都能夠勢如破竹,得到迎刃而解。

黃志如博士深知組織的奧秘所在,在她創立的育聯網管理系統里,把所有跟學校相關的職能變成了“樂高組件”,然后把無數的組件加工成半成品。比如人力資源模塊里有50個組件,行政管理里有30個組件,招生系統有40個組件,這些組件可以自由組合,同時小組合之間還能再組合,形成大系統。比如將人力資源、行政管理、企業文化、對外宣傳、政府關系、媒體關系、品牌營銷組合在一起,形成了一個大的辦公室管理部門。

這就是組織的無窮奧秘,黃志如博士把它叫做“集體的樂高游戲”,如同各種五顏六色的樂高可以拼成航空母艦,也可以為組合成高樓大廈。管理者可以根據任何一種管理理論和組織需要,將各種功能組件組合在一起,最終形成具有自己特色的管理系統。

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通過這樣一種自由組合模式,育聯網的管理系統能夠滿足不同學校千變萬化的需求,能夠最快速的滿足每一個學校的個性化定制,以最簡單的路徑,最明朗的效果,實現學校資源利用的最大化。

二、組織魔方的構成:學校組織的6維18構

學校管理的一般規律是制作組織魔方的指導原則。根據波特價值鏈,學校的核心價值鏈是教書育人。要支持這條價值鏈的實現,必須有多個部門的配合,黃志如博士從6個維度梳理了學校每一個部門的功能和具體事務。

6個維度分別是組織架構、人事架構、教學架構、職能架構、時間管理和空間管理。每個維度下,又劃分為若干小架構。每個小架構由多個功能模塊組成,每個功能模塊由多個職能組件組成??雌饋礤e綜復雜,其實有章可循。

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6個維度下的小架構加起來共有18個,大致如此劃分:組織架構由行政架構、師資架構、學生自治架構、家委架構組成;人事架構組織架構對應,所有人按照組織架構和人事架構各就各位,做好每一個崗位的份內工作;教學架構包括課程架構、教研架構、班級架構,分別涉及各科目的課程設置、人力資源分配、選班排課,通過教學架構,能夠清晰地知道學校的教學工作該如何展開,又為教學計劃的自動編排提供依據;職能架構分為部門職能架構、職能授權、業務權限配置,把學校要做的每一件事情進行了梳理,然后按照職位高低不同,從決策層到管理層到執行層到操作層,每一個人根據所管轄范圍的大小,進行合理而充分的授權。

時間管理包括學期設置、課節設置,空間管理包含教學場地、辦公場地、學生宿舍、公共區域,通過與其它架構的勾連,系統能夠快速定位地點、自動識別時間、班級、課程、教師等元素。

小架構中的職能組件數量就十分龐大了。以行政架構為例,包括人力資源、行政管理等模塊,人力資源模塊下又包含崗位管理、招聘管理、培訓管理、績效管理、薪酬激勵、勞動關系、人事報表等大組件,每個大組件下由若干小組件組成。比如崗位管理下有人力規劃、崗位職能規范、崗位工作規范、崗位工作目標等小組件。在育聯網智慧管理系統中,所有小組件加起來足足有數萬個之多。

三、組織魔方的神秘力量

一個好的系統不僅僅能夠幫助用戶完成要做的事情,而且能夠讓組織中的每一個人高效地、沒有任何阻礙地、愉快地履行好職責。

育聯網管理系統按照6維18構的方法,將學校管理職能深度細化,再通過科學的算法,將線下管理場景變成線上管理流程,就能幫助用戶獲得一勞永逸的極簡管理效果。

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以衛生安排為例,系統將學校所有場地細化為衛生區域,衛生區域跟課表關聯,根據就近原則、效率原則,通過一系列算法編制出衛生打掃計劃。有特殊要求的場所在系統里也能夠被自動識別,比如廣播室由播音員打掃,圖書室由圖書館管理員整理,天花板等高處由高個子的男生打掃等。這樣安排出來的衛生打掃計劃充分考慮了班級與衛生區域的距離,以及特殊場所的特殊要求,同時為衛生檢查提供了數據。

線上衛生檢查的關鍵是怎樣設置檢查路線才最省時省力。這需要根據學校實際執行情況,依照一定的順序,或從上往下,或從內到外,設置檢查人的行走路徑。比如檢查教室,按照講臺、窗戶、圖書角、紅旗區、后門的順序設置檢查路線,這樣檢查人員就能用最短的時間進行檢查登記。

類似這樣的管理流程設置還有很多,其中的奧秘是系統底層數據實現了貫通,上層功能之間能夠自由聯通和交互。這也是組織魔方神秘力量的來源。

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育聯網創造組織魔方,就是希望在千變萬化當中最終形成管理者所想要的組織結構、組織狀態、組織模式,以及適應組織文化和管理風格的組織鏈條,發揮魔方所蘊含的無窮神奇力量。

黃志如博士說:“育聯網愿意做這樣先鋒者,去探索組織里的規則,去解析魔方的構造,然后用一種游戲化的方式幫助所有的人都能夠將這種復雜的事物變得簡單,在快樂當中實現組織管理的高效與暢通,精益治校、智慧管理。”

我們期待未來的學校組織,能夠通過育聯網的組織魔方,突破課程的限制,更加扁平,進而走向去中心化,推動教育升級,幫助學生成長。

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